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介護記録はパソコンor手書きどっちがいい?デバイスのメリット・デメリットを中心に解説!

こんにちは、特別養護老人ホームの介護福祉士【しまぞー】です。

介護施設ではいまだに個人記録などを、紙(ペーパー)に記入し保存するところは多いです。その介護記録の内容は、排せつ記録、食事量記録、入居者のご様子の記録を毎日記録しています。

そこで今回の記事の内容は・・・

手書きで記録を書いている介護施設・事業所の職員の方へ。

介護記録をデバイスで利用するメリットデメリットを中心に、介護記録はパソコンか?手書きか?比較し解説していきます。

※デバイスとはパソコン、スマホ、タブレット通信機器の事
※青い文章をクリックすると該当見出しへ直接移動します。

目次

手書きによる介護記録の方法

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私の施設では排せつ記録と食事量の記録を、「一枚の大きな専用記録用紙」に記入し、その専用記録用紙はメモ帳として利用しています。

というのは一枚の「ぺら」での介護記録は、「管轄の自治体」の監査の際指摘されるようです。つまり、個人個人を別々の記録として保存管理しなければならないのです。

排せつ記録の内容は・・・

  • 入居者の誰が何時にトイレに行ったか?
  • 排せつの種類(尿か便か)
  • 排便の質(硬さ)
  • 量(Sサイズ、Mサイズ、Lサイズ)

毎回、専用記録用紙に記入します。

それならば、最初からファイルで個人個人を分けて記録を記入すれば良いでしょ、と言われるかもしれません。実際にそのようにしている施設もありました。

しかし、施設で働いている介護職員ならわかっていただけると思いますが。

入居者が排せつを終わるごとに、排せつ内容を記入する際ファイリングされていたら、その中から例え10名だろうと「ファイルをめくる作業」が発生しますよね。

私が思うに、この作業が効率的ではない、手間のかかる方法だと思います。

介護の職業に入る新人が、手書き記録の大変さを目の当たりにするのは、先輩介護職員が、

  • 休憩時間に記録を書いている
  • 退社後スタッフルームに残り記録を書いている

このような場面でしょう。

介護職へ転職した新人は、入社後先輩がこの作業を目にすると、「同じく休憩時間」「残業して」作業をしなければならないのかと不安になりますよね。

介護の記録は、介護士だけが見るわけではありません。ケアマネージャーや看護師も確認します。更に何かあった時には、ご家族や管轄の自治体も閲覧します。

そのため、とても重要な記録なのです。

介護職員が嫌いな手書き記録の転記作業

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介護職員の残業をする理由は、紙媒体での記録の転記作業による原因が多いと思いませんか?

私の経験でも、手書き作業により残業の必要性を迫られている方多いのです。

しかしそのような方はとてもまじめな方です。しっかりと入居者のご様子を記録に落とし込んでいました。

介護記録の転記作業の具体例【事故報告書】

介護事故が起こると、事故報告書を作成しなければなりません。

事故報告書の転記作業は

事故報告書の転記作業は

  • 事故報告書を作成する
  • 個人記録に転記する
  • 申し送りノートに転記する
  • さらには日常のご様子を記入する個人記録に転記する

ある程度ボリュウームのある文章を、4つの紙媒体に転記しなければなりません。

これが、介護施設における転機作業で業務効率を悪くするなのです

介護記録の転記作業の具体例【個人記録】

個人記録に関しての記載内容は、ご入居者様の排泄に関して説明しますと。

①:一枚の紙ぺら「大きな専用記録用紙」

この作業で排泄を例に出して説明しますと、1ユニット10名担当だとします。

その排泄内容を「一枚の大きな専用記録用紙」に各利用者縦軸排せつ時間ごとに内容を横軸に表にし記入していき、また別枠に食事の量なども転記します。

日中ひとりでユニットを担当すると、入居者に4回は排泄介助に入る場合、単純に40回排泄記録を書かなければなりません。この身体介助が大変なのです。

②:個人記録(個人別のファイル)に転記する

①の大きな専用記録用紙に書いてある内容を、個人別の記録に転記していきます。
個人記録を記入する際、ひとつの記録を訂正するのに二重線を引いて印鑑を打つと、とても見づらく汚い記録になってしまうので注意が必要です。

今後,介護記録はデバイスの電子記録化(ペーパレス化)

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居宅系と施設系の介護記録のデバイス化の現状

介護現場の職場には、無駄な介護の事務作業とそれに伴う残業をなくすために、パソコンなどのデバイスを取り入れるのは有効だと思います。

むしろこれからのAIの導入に当たっては紙媒体の記録をしていては、遅れた施設になるでしょう。

まだまだ今の施設・事業所では、様々な記録作業は手書きのところが多いです。

居宅系の事業所では

グループホームや訪問サービスは「手書きの所が多いかと思われます。
なぜパソコンなどが取り入れずらいかと言いますと。これらの業態の特徴は、事業所が小規模だからです。

小規模な事業所ではパソコン導入などの設備投資は費用負担が大きいのです。

施設系の業態では

特別養護老人ホームでは、パソコン、スマホ、タブレットを利用するところが多いです。

※文章の簡略化のためにパソコン、スマホ、タブレットを【デバイスと呼称します。

まだ、デバイスによる記録作業に移行することをためらっている施設は多いようです。

デバイスによる記録に嫌悪感を持っている職員

介護職員特に高齢の女性は、パソコン導入に関して否定的な印象ですね。

なぜかと言うと、普段あまりパソコンを利用していない主婦にとっては不慣れなためです。

そのため主婦にとっては、パソコンは拒否反応、嫌悪感があるようです。

同じ50歳代でも、男性の方は前職で「サラリーマンとしてパソコンを使用」していたので介護の仕事でデバイスを利用しても問題ありません。

また、PCのキーボードを見ないで入力するブラインドタッチができないと、逆に時間がかかる原因なのも事実です。

残業をしている理由は、パソコンに打ち込むことに時間がかかる。そのため、事務作業に時間がかかる傾向なのです。

>>関連記事:サービス残業

老人ホームでの記録のためのデバイス導入のメリット3つ 

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【メリット①】記録内容の報告の手間がはぶける

日々の記録に関してパソコンであれば、送信先をケアマネージャー、看護師、相談員、全ユニットと別けて、送信先を指定できます。

ボタンひとつで情報の送信先を指定できれば、看護師がユニットにいちいち記録を確認しに行ったり、説明を求めたりしなくて済むのです。

【メリット②】同じワードを繰り返し記入しなくて済む

特別養護老人ホームの1ユニット当たりの人数は10名です。夜間帯になると2ユニット20名の対応になります。

紙媒体(ペーパー)での記録ですと、夜中の記録などは、「入眠中」と記載すると思います。

つまり夜勤者は20名分の個人記録に一気に「入眠中」と手書きで記録していきます。
しかしそれでは業務効率が悪いのですね

しかしパソコンであれば、入眠一括というボタン押すと、全員が「入眠中」に表示されます。ここは手書きと大きな差(メリット)だと思います。

入居者に徘徊されている方がいれば、その方の記録だけ「入眠中」から「徘徊中」にクリック一つで訂正すればいい、つまり業務効率が良いです。

【メリット③】:ペーパレス化

ペーパレス化は環境に良いですよね。ただ今の時代でもパソコンで管理をしても、監査などではペーパーで確認するので、結局ほどんどの書類はファイリングしています。

コロナ下の対応なども考慮すると、これからの時代はペーパレスでネットを通しての提出、確認になるのではと期待しています。ただ、ネットでのやり取りだと情報漏洩の不安もあるでしょう。

パソコン等設備導入のデメリット3つ 

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【デメリット①】パソコンの取り合い

1ユニット、更には2ユニットにパソコンが一台設置されている施設が多いです。このことが原因で、職員同士のパソコンの取り合いになることがあります。

パソコン作業が早番、遅番と別れていれば、早番は日中の記録、遅番が排泄の記録と役割分担をされているとします。その場合、早番は先に記録を終えたいでしょう。

しかしユニットには職員が一人なので、なかなか見守り中にパソコンの作業をする時間が作れないのです。

その他にも、事故報告書、イベントの企画書、委員会の報告書、様々な記録があります。

これらの記録をパソコンで打ち込む場合、時間を見つけて記録を打ち込まなければならないので更に大変です。

そうなると、上記のような報告書は後回しになるために、退勤してから報告書の作成をする事になります。

【デメリット②】パソコン等設備投資の費用負担大

大きな施設、小さな事業所であってもハード面の設備投資の金額はそれほど違いがないと思います。

だとすると小さな事業所では、設備投資の費用負担は高くなってしまい導入しずらいのです。

子機(デバイス)自体は安く数千円から数万円の金額です。
チェーン展開している事業所だと、その事業所分、設備投資をしなければなりません。

導入するにあたって大きな設備投資をしなければなりません。新規で立ち上げる施設であれば導入は問題ないと思います。

しかし後から、パソコン等のシステムを導入するにはとても設備投資に費用がかかります。

>>関連記事:オープニングスタッフがオススメ

>>関連記事:古い施設はおススメしない

【デメリット③】パソコンなど設備のアップグレード

更にこの様なシステムは、すぐに進化します。あとからあとから新しく使いやすい便利なシステムが出てきて、既存のシステムはいつのまにか古いタイプのシステムになってしまいます。

また保証期間がありますが、ある程度の期間が来ると保証期間が終了し、新しい設備を購入せざるおえない仕組みになっていて結果費用負担は大きくなります。

進化していく介護現場の情報処理

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最近の施設・事業所では、デバイスのタブレットやモバイル(スマホ)を携帯しながら仕事をしているようです。持ち歩いて記録を打つことができるようになっています。このような施設も増えてきています。

数年前の話ですが、ある施設ではタブレットで、入居者の排尿パターンを解析して失禁する前にトイレ誘導をしているという話を聞きました。

このような用途で使えるなら、お年寄りの羞恥心なく介助が出来ると思いました。

今後のデバイスでの作業効率の進化

もっと情報処理端末を進化させるとすれば、バイタルを入居者様に計測する際、そのデータを直接パソコンと共有できれば、仕事が効率的になると思います。

さらには入居者様に、「あざ」ができていたとします。現在は事故報告書を書く際に、カメラで写真をとり、パソコンにUSBを通じで取り込む作業になっていますよね。

※もうやってるよという施設様申し訳ありません

それが進化して、スマホからWi-Fiで事故報告書に自動的に共有できるようなシステムになれば、事故報告書も非常に楽な作業になります。

またキーボードの打ち込み作業を少なくし、選択式にして「クリック」であれば、男女年代に関係なく記録しやすくなるでしょう。

音声入力単語の登録ができれば、大幅な作業効率の向上が出来ると思います。

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しまぞー

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コメント

コメント一覧 (2件)

  • 事業所の規模にもよりますが、パソコン=高いというわけでもなく、安価に購入できる中古パソコンなども選択肢の一つに入れると導入は意外と楽かもしれませんね。
    ちなみに先日私が買ったデスクトップパソコンはモニターなど必要なものがすべてそろってかなりの美品で25,000円で1年間保証もついていたので、オフィスユースだったものの中古はねらい目だと思います。
    こういうのは経営の方針もあるので何とも言えないですが・・・
    また、現在、手書きなら職員さんすべてがパソコンの入力ができるとも限らないのでそのあたりでも当事者でないので何とも言えないのですが、手書きは本当に時間がかかりますし大変だと思います。
    うちもディサービスを使用しているのでいろいろその日の出来事を手書きで書いてくださっているので頭が下がります。
    少しでも作業効率がアップして楽になるといいですね。

  • id:annesea
    コメントありがとうございます^^
    2万5千円はやすいですね。私は特別養護老人ホームです。全部で14ユニットあるので35万円ですね。施設長に提案しようかな(笑)
    デイサービスのような小さな事業所ですと、私は小規模多機能居宅介護の経験ありますが、基本パソコンは1事業所に1台です。そのデメリットは個人情報、企業情報がすべて公開されています。
    なぜかというと、職員が給料明細をダウンロードするために、ログインできるよう職員みな知っていたのです。
    営業の数字、職員の評価、移動願いなどすべて閲覧できていました。

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