介護事務の仕事がつらい！覚えられない悩みを解決｜業務内容を丁寧に解説

こんにちは、特別養護老人ホームの介護福祉士【しまぞー】です。

介護事務の仕事は、単なるデスクワークではありません。

新しい環境に飛び込む際には、業務の多さや専門用語、コミュニケーションの重要性に戸惑うことも少なくありません。

そんな中で、業務をスムーズに進め、ストレスを軽減し、成長を続けるためには、様々な知識やスキルが求められます。

これから介護事務を始めるあなたに必要なスキルや対策、日々の業務を効率化するテクニックを詳しく解説します。

さらに、

についても触れていきます。

また、介護事務になるためのポイントとして【Ｑ＆Ａ】で回答してますのでぜひご覧ください。

最初に介護事務職員の給与、収入面（月収）を介護職や他の職員と比較し表にしました。

職種	常勤	非常勤
介護事務	237,730円	159,290円
介護職員	240,790円	169,520円
看護職員	281,160円	193,810円
介護支援専門員	280,700円	209,030円

他の職業も傾向は同じですが、事務のお仕事は収入は低く抑えられています。収入面ではつらい状況といえるでしょう。収入を増やすには他の資格を取得するなどスキルアップ、キャリアアップをしなければなりません。

本文では、具体的なアドバイスや実践的なノウハウをお届けします。どうぞご期待ください。

介護事務の基本的な4つの仕事内容

介護事務の基本的な仕事内容は、介護施設や訪問介護事業所における

など4つに分けることができます。

特に、介護報酬請求業務が重要で、正確で迅速な処理が求められます。

ここでは、介護事務の基本的な4つの仕事内容を紹介し、それぞれの役割と重要性について詳しく解説します

新人の方やこれから介護事務を目指す方にも分かりやすい内容となっていますので、ぜひ参考にしてください。

請求業務

介護事務における請求業務は、施設が受け取るべき介護報酬を正確に請求するための重要な作業です。

この業務では、介護サービスを提供した記録を基に、利用者ごとのサービス費用を計算し、介護保険や利用者自身からの支払いを求める書類を作成します。

これらの書類は、毎月の報酬請求や会計の基礎となるため、正確かつ迅速な処理が求められます。

特に、国のルールや施設独自の方針に沿った形式で書類を整えることが重要です。

書類管理

書類管理は、利用者に関する情報や介護サービス提供に関する必要書類を整理し、保管する業務です。

例えば、契約書や介護計画書、サービス提供記録など、さまざまな文書を適切な順序で管理します。

これにより、利用者のニーズに応じた適切なサービス提供が可能となるほか、監査や利用者からの問い合わせにも迅速に対応できるようになります。

正確な書類管理は、施設運営の信頼性を高めるためにも非常に重要です。

電話対応

介護事務の電話対応は、施設と外部のコミュニケーションをつなぐ大切な役割です。

など、多岐にわたります。

ただ電話を取るだけでなく、利用者やその家族に安心を提供するため、丁寧で配慮ある対応が求められます。

また、必要に応じて問い合わせ内容を的確に担当者へ伝え、より専門的な対応が必要な場合は迅速に引き継ぐことも重要なスキルです。

顧客受付

顧客受付は、施設を訪れる利用者やその家族を最初に迎える重要な役割です。

ここでは、来訪者への案内や、必要書類の確認、質問への対応などを行います。

快適な雰囲気づくりや信頼関係の構築が重要であり、笑顔で親切に対応することで、施設全体の印象を良くします。

また、利用者一人ひとりの状態に応じたきめ細やかな対応が求められるため、常に的確な判断とサポートを心掛けることが大切です。

介護事務の仕事がつらい時の対策

介護事務の仕事は複雑で、多くの知識が必要とされることから、覚えることが多くて辛いと感じるかもしれません。

しかし、適切な方法で取り組むことで、その悩みを和らげることができます。

ここでは、介護事務の仕事を乗り越えるための心構えや、具体的な対策について解説していきます。

デイリー業務の流れを理解しよう

介護事務のデイリー業務は、多くの場合日常の流れの中で繰り返し行われます。

朝は電話や来客の受付から始まり、お昼には事務処理や書類整理を進めます。

午後には、請求書の作成や、経理関連の作業を行うことが一般的です。

また、業務の合間にはスタッフとのコミュニケーションや、利用者様のご家族への連絡対応も重要な役割です。

毎日の業務フローを把握することで、効率的に仕事を進めることが可能になります。

少しずつ慣れていき、リズムを掴んでいきましょう。

よくある戸惑いポイントとその解決策

新人が介護事務で戸惑うポイントは、たとえば専門用語の多さや業務手順の複雑さです。

これらは最初は難しく感じるかもしれませんが、先輩に質問したり、メモを活用することで解決策を見つけることができます。

また、介護制度や報酬に関する知識は、資料やマニュアルを繰り返し確認することで少しずつ身につけることができます。

焦らず、ひとつひとつ学んでいく姿勢が大切です。

コミュニケーションスキルを磨く

介護事務の仕事では、利用者様やそのご家族、施設のスタッフとのコミュニケーションが欠かせません。

特に、利用者ご家族への

• 電話での問い合わせ対応
• 窓口での受付業務

など、丁寧で分かりやすい説明が求められます。

また、スタッフ間の情報共有や業務調整も重要な役割です。

円滑なコミュニケーションは、信頼関係の構築に繋がり、業務のスムーズな進行に寄与します。

相手の立場に立った対応を心掛け、親身な姿勢で業務に取り組みましょう。

事務作業の効率化に役立つテクニック

効率的に介護事務の業務を進めるためのテクニックとして、まずは業務の優先順位を明確にし、時間管理を徹底することが大切です。

また、書類整理やデジタルツールを活用することで、事務作業のスピードを上げることができます。

例えば、スケジュール管理にはデジタルカレンダーを活用したり、テンプレートを用いて請求書作成を効率化する方法がおすすめです。

これにより、煩雑な事務作業を減らし、業務の質を高めることが可能です。

覚えるべき専門用語

介護事務においては、特に介護保険や介護報酬に関連する専門用語を覚える必要があります。

例えば、「居宅サービス計画書」や「介護報酬明細書」、「訪問介護」や「デイサービス」などがよく使われる用語です。

これらの用語は、介護報酬の請求や介護サービスの提供におけるコミュニケーションにおいて、頻繁に使用されます。

それぞれの意味を理解し、日々の業務に活かすことで、より効果的に活動することができます。

少しずつ自分のペースで覚えていきましょう。

参考：介護用語集（ベネッセスタイルケア） 

介護事務が抱える悩み

介護事務として働く上で、多くの人が共通して直面する悩みがあります。

それは、仕事の忙しさや人間関係、そして業務内容を覚えることの難しさです。

これらの悩みは、新人だけでなく経験者でも感じることが多く、時には心身の負担となります。

本記事では、これらの悩みについて詳しく解説し、解決策をご提案します。

忙しさと時間管理の難しさ

介護事務の現場では、毎日の業務が多岐にわたります。

入居者の家族対応や請求書の作成、書類の整理など、多くの業務を限られた時間内で効率的に進めることが求められます。

このような状況では、時間管理が非常に重要です。

まずは優先順位を決めて、タスクのリストを作成し、各タスクの所要時間を見積もりましょう。

また、デジタルツールの利用や、同僚との情報共有を効率化することで、業務をスムーズに遂行することができます。

人間関係のストレスへの対処

介護事務は多くの人と関わる職場で働いており、人間関係によるストレスは避けられません。

上司や同僚、入居者、家族と良好な関係を築くことが重要ですが、意見の相違やトラブルも時には避けられません。

ストレスを軽減するためには、まずは「感謝の気持ち」を忘れずに接することが大切です。

問題が生じた場合は、冷静に話し合い、お互いの状況を理解し合う努力をしましょう。

定期的な休憩や趣味の時間を作ることも、精神的なリフレッシュに役立ちます。

覚えられない業務内容へのアプローチ

介護事務の業務は多岐にわたり、覚えることが多く初めての方には大きな負担となるかもしれません。

ですが、一度にすべてを覚える必要はありません。

まず、基本的な業務手順を理解し、日常で頻繁に使用する業務から少しずつ取り組むと良いでしょう。

メモを取る習慣をつけたり、理解しやすい方法で情報をまとめることも有効です。

また、先輩や上司に質問することをためらわず、サポートを仰ぐことも大切です。

職場環境に慣れるための方法

新しい職場環境に慣れるには時間がかかることもありますが、少しずつ慣れていくことが大切です。

定期的に自分自身を振り返り、できることを増やすように努めます。

目標を小さく設定し、一つ一つ達成していくことで自信をつけていくのも良い方法です。

また、職場のイベントやミーティングに積極的に参加し、活動を通じて環境に溶け込むことも推奨されます。

応用できる時短テクニック

介護事務の業務を効率的に進めるためには、いくつかの時短テクニックを活用することが効果的です。

例えば、日々の作業をルーチン化し、効率的に進行するためのタイムテーブルを作成することができます。

また、同じ作業をまとめて行う「バッチ処理」や、繰り返し作業を自動化できるツールの活用もお勧めです。

さらに、

ことで、無駄な時間を大幅に削減することが可能となります。

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介護事務になるためのポイント【Ｑ＆Ａ】

本章では、介護事務に関してよく質問のある内容や疑問に思うことをＱ＆Ａにしました。

次の章では、介護事務業務をするに当たって、学ぶべきスキルの内容を詳しく解説していきます。

介護事務に必要なスキル

介護事務の仕事は、多岐にわたる業務を効率よく進めるために、さまざまなスキルが求められます。

特に重要なのは、基本的なPC操作や医療・保険の基礎知識、さらにクライアントとのコミュニケーション能力です。

これらのスキルがあると、日々の業務をスムーズに進めることができますし、ミスを減らす工夫も加わります。

ここでは、介護事務に必要な具体的なスキルについて詳しく解説します。

基本的なPC操作とその重要性

介護事務では日常的にパソコンを使って業務を行います。

など、多くの作業がPCを通じて行われるため、基本的なPC操作ができることは必須です。

特に、WordやExcelといったオフィスソフトの基礎知識は重要です。

これにより、日々の仕事を効率よく進めることができ、正確なデータ入力や迅速な書類作成が可能になります。

最初は難しく感じるかもしれませんが、少しずつ慣れていくことが大切です。

医療・介護保険の基礎知識

介護事務は医療や保険に関する知識が求められる職種です。

介護保険制度や医療保険制度の基本を理解していないと、業務を正確に遂行するのは難しいです。

例えば、介護報酬の請求業務や利用者との保険に関する相談に対応する際に、この知識は欠かせません。

情報は多くて複雑ですが、まずは基本を押さえ、定期的に制度の変更にアンテナを立てておくことが重要です。

分からないことがあれば、積極的に質問することも習得への近道です。

クライアントとのコミュニケーション能力

介護事務の現場で必要なもう一つの重要なスキルは、クライアント（利用者、ご家族）との円滑なコミュニケーション能力です。

家族や利用者からの問い合わせや相談に的確に対応する能力が求められます。

相手の話をしっかり聞き、それに応じた適切なアドバイスや情報提供ができると、信頼を築くことが可能です。

また、難しい内容を分かりやすく伝えるスキルも大切です。

誠実に対応することで、業務がよりスムーズに進行できるようになります。

ミスを減らすための注意力

介護事務では、ミスを防ぐための注意力が重要です。

細かなデータ入力ミスが大きな問題につながることもあるため、常に確認作業を怠らないことが大切です。

入力作業後には内容を再確認し、可能であれば同僚にダブルチェックしてもらうと良いでしょう。

時間に余裕を持ち、焦らずに作業を進めることがミス防止につながります。

また、自分のミスを振り返り、それを教訓として改善策を考える姿勢も大事です。

チームワークを円滑に進める方法

介護事務の仕事は一人で完結するものではありません。

チームで協力し合い、情報を共有することで業務を円滑に進めることができます。

コミュニケーションを密に取り、困ったことがあればすぐに相談できる環境を作ることが大切です。

周りのメンバーの意見を尊重し、自らも積極的に情報を発信することで、信頼関係を築くことができます。

介護事務で活躍するための心構え

介護事務で活躍するためには、正確な事務処理能力と、他の職員や利用者とのコミュニケーションスキルが求められます。

日々の業務をスムーズにこなすためには、常に前向きな姿勢を持ち、新しいことに積極的に学ぶ姿勢が大切です。

また、自分一人で抱え込むのではなく、先輩や同僚に相談し合いながらチームとして協力することも重要です。

成功するための自己管理法

介護事務で成功するためには、効率的な自己管理が鍵となります。

そのためには、まずスケジュール管理を徹底し、期限を守る習慣をつけることが大切です。

また、長時間のデスクワークによる疲労を避けるため、定期的に休憩を取り、心身のリフレッシュを図ることも忘れないようにしましょう。

毎日のタスクを明確にし、優先順位をつけることで、余裕をもって仕事を進めることができます。

前向きな職場環境の作り方

前向きな職場環境を作るためには、まずオープンなコミュニケーションを心がけましょう。

業務における不明点や苦手な部分は、上司や同僚に遠慮せずに相談し、意見を出し合う場を設けることが重要です。

また、職場での交流を深めるため、定期的な食事会やイベントを企画し、リラックスした雰囲気を作ることも効果的です。

お互いの信頼関係を築くことで、仕事に対するモチベーションを高めることができます。

キャリアアップを目指した勉強方法

介護事務でのキャリアアップを目指すためには、常に新しい知識を積極的に学ぶことが必要です。

業務で頻出する専門用語や手続きをしっかりと理解するために、資格試験の勉強も視野に入れましょう。

教材やオンラインコースを活用して計画的に学習時間を確保し、日々の業務に役立てることが大切です。

仕事へのモチベーションを保つ秘訣

仕事へのモチベーションを保つためには、自分自身の目標を明確に持ち、それを定期的に見直すことが重要です。

達成感を得られるような小さな目標を設定し、業務の合間に振り返りを行うことで、自分の成長を実感できます。

また、同僚や利用者からの感謝の言葉を励みにし、仕事の意義を再確認することも大切です。

自己肯定感を高めることで、より前向きに仕事に取り組むことができるでしょう。

ストレスを上手くコントロールする

介護事務の仕事にはストレスが付きものですが、それを上手くコントロールするためにリラクゼーション方法を習得することが重要です。

日頃から適度な運動を取り入れたり、趣味を楽しんだりして、心身のバランスを保つよう心がけましょう。

また、ストレスを感じたときは、深呼吸や瞑想を試みて心を落ち着かせることも効果的です。

ストレスを溜め込む前に適切に対処することで、より健康的に働くことができます。

実際の職場での適応方法

介護事務の仕事では、現場での適応能力が求められます。

新しい職場に慣れるためには、まず業務の流れや職場のルールをしっかりと把握することが重要です。

職場環境になじむためには、コミュニケーションを積極的に取り、同僚の協力を得ることも大切です。

適応に時間をかけ、自分なりのペースで慣れていくことを心がけましょう。

初心者向けの練習方法

初心者が介護事務の仕事に慣れるためには、基礎的な業務を反復して学ぶことが効果的です。

具体的には、簡単なカルテ整理や日々の受付業務を通して実践的に業務に慣れる機会を増やすことです。

また、重要な書類管理やデータ入力の際にはマニュアルや業務手順書を活用して、手順をしっかりと把握しましょう。

繰り返し練習することで、少しずつ自信をつけていくことが重要です。

先輩から学ぶ賢いアプローチ

職場での経験豊富な先輩から学ぶことは、成長を加速させます。

先輩の行動や手法を観察し、どのように効率的に業務を進めているかを知ることが大切です。

質問することをためらわず、分からないことは積極的に聞き、自分の知識として蓄えていきましょう。

先輩とのコミュニケーションを通じて、人間関係を深めることも、職場での適応に役立ちます。

変化に対応する柔軟性が重要

介護事務の現場では、日々の業務が変化することがあります。

そのような場合には、状況に応じて柔軟に対応する力が求められます。

計画通りに進まないこともありますが、柔軟に対応できることで、自分自身の成長にもつながります。

変化を恐れず、学びの機会と捉えましょう。

実際に役立つノウハウとその応用

介護事務で実際に役立つノウハウは多岐にわたります。

例えば、効率的な情報整理やミス防止のためのチェックリストの活用法などがあります。

これらのノウハウは、日々の業務をスムーズにこなすための鍵となります。

また、時間管理や優先順位のつけ方など、自分なりの工夫を加えることで、さらに業務効率を高めることが可能です。

こうしたスキルを実際の現場でどんどん応用していきましょう。

悩みを乗り越える心の準備

介護事務の仕事では、時には多くの悩みやストレスを抱えることがあります。

これを乗り越えるためには、まず自分自身の気持ちをしっかりと受け止めることが大切です。

そして、悩みを一人で抱え込まず、周囲の同僚や上司に相談することも一つの方法です。

また、前向きな姿勢を持ち続けることで、困難を乗り越える力を養い、これまでの経験を活かしてさらに成長していきましょう。

これから介護事務を始める方へのアドバイス

これから介護事務を始める方は、まず基礎的な知識をしっかりと身につけることが大切です。

その基本を理解したうえで、経験を積み重ねることで実力を伸ばしていくことができます。

また、わからないことをそのままにせず、積極的に質問し、自分の知識として確実にものにしていきましょう。

オープンな心で新しい挑戦を楽しみながら仕事に取り組む姿勢が、自分自身の成長につながります。

今日はブログを読んでいただきありがとうございます。また宜しくお願いします。

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