カイポケの介護ソフトの特徴とデメリット、導入の流れをまるっと解説！

こんにちは、特別養護老人ホームの介護福祉士【＠しまぞー】です。

本記事は介護事業所さまに向けての記事ですが、カイポケに興味のある介護職員の方もぜひご覧ください。

介護ビジネスを始めようとする時に驚くことは

です。

３年毎の介護保険制度の改定と加算書類の増加が止まらず、

介護職員の記録作業に関しても、記入する時間がなくて業務が終わってから入力するため、サービス残業となってしまうことも多々あります。

介護関連の書類は昔から手書きが多く、しかも、業務内容が業種ごとに縦割れになっています。

また、転記する内容が多くて時間がかかったものです。

ですが、そんな残業の元となっていた記録作業が、タブレットでの作業に変えることで劇的に作業時間が改善されるのです。

新規導入件数一位も納得のクォリティである上、試用期間も長く、乗り換えの場合なら最大で36か月のあいだ使用感を試すことができます。

デジタル導入の第一歩となるソフトカイポケは、介護の現場では今ではなくてはならないソフトになってきました。

カイポケの介護ソフトの主な機能

カイポケは、事務作業を効率化するための救世主として2006年から提供が開始されました。

カイポケは、日々の記録業務から経費管理や情報管理はもちろん、月初めの請求業務を一括管理できます。

介護施設・事業所に対して、ビジネス全般を支援（サポート）する介護ソフトを提供しています。

豊富な機能を有するソフトのカイポケを一つ導入すれば、介護事業の経営の効率化やビジネスの拡大に大きな期待ができるでしょう。

記録業務

手書きやPCで行っていた記録作業から、タブレットやスマホ入力に変わりつつあります。

その場で即入力が可能な利便性の高さと、データ連動による作業量の減少により、現場の負担を大きく減らせます。

従来の報告、確認、記録の流れから即座に直接の記録に変わるため、介護事務のシステム自体が変わり、

カイポケに変わることで記録業務がスリム化し、効率性が向上します。

情報管理

クラウドでデータが共有できるため、ネット上で会議の進行がすすみやすくなる点がいいですね。

サービス付き高齢者住宅では、業務の時間を集計しカイポケ住まいで管理が可能です。

今までExcelで行ってきた作業が不要になり、簡単に情報管理ができるようになります。

請求業務

請求業務とは

など、主に通所や訪問サービスのレセプト業務の機能のことです。

介護保険法の改正などの度にシステムが更新されて、複数の事業所にも対応しています。

データの共有により、同じデータを何度も記入する必要がなくなり、作業時間が短縮できて事務の負担を大幅に減らせます。

経費関連

デジタルの得意分野である資金を一括管理し、出金、入金を自動化できる機能です。

請求データから利用料金を自動計算して、利用者様の口座から自動で引き落としします。

また、カイポケは資金繰りの面もサポートしてくれて、介護報酬の早期入金サービスは最短５日で資金化できるため、経営がしやすくなるのも大きな特徴です。

その他便利機能

カイポケは、通信系をまとめるカイポケ光や、運営で必要な保険などの必要なサービスが揃っているのも強みの一つです。

例えば、カイポケ営業はケアマネがおこなっている

などを一括で行うことができるので、ケアマネの負担を大幅に減らすことが可能になりました。

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カイポケの使い方

カイポケの使い方、利用方法を紹介します。

カイポケログイン方法

カイポケＨＰのログイン画面から、

を入力することで、カイポケにログインすることができます。

法人ＩＤは、カイポケとの契約時に発行されて変更することはありません。

ユーザーＩＤ、パスワードは個々に管理者ＩＤから付与されますが、一般ＩＤとして新規ＩＤの発行が可能です。

提供したサービス内容を提供者が記録していきますので、パスワードは共有せずに管理しておきましょう。

カイポケスマホの使い方

訪問介護サービスの場合、カイポケソフトはスマホでも利用されています。

訪問先でヘルパーが実施した内容をスマホで記録し、介護ソフトと連動することで、事業所と即時に情報共有ができる。そのためスピーディーな対応ができます。

カイポケモバイルというサービスを使うと、スマホ一台につき、月2500円でレンタルが可能です。

事業用にスマホが欲しい場合は、このように連動しているサービスを使うといいでしょう。

カイポケタブレットの使い方

タブレットは

で、契約と同時に無料でレンタルできます。

二台目をレンタルしたい場合は、月に3000円の料金が必要です。

料金には通信量が15GB込みですので、余裕をもって使うことができます。

初期費用、導入費用がゼロな上、一定期間を無料でお試しもできるので、まずは使用感から試したいですね。

カイポケシフト表

カイポケは色々なソフトと連携しており、カイポケでシフト表を作るとレセプト機能とも連携するため、サービス提供内容の取り込みミスによる漏れがなくなります。

当日のサービス予定を一覧の表で確認できますので、予定変更なども行いやすく、業務の柔軟性を高めることができます。

シフトの出力は、月別、日別、カレンダー式と様々あり、希望の書式でシフト表が印刷可能、希望の形で渡せるためとても便利ですね。

カイポケレセプト

カイポケは、データの連動を活かすことで重複する入力をなくし、レセプト業務を効率的に行えるようになります。

メニュー構成は、ケアマネマネジメントに沿って作成から請求までの一連の流れを最初から最後まで行えます。

ＷＥＢでのケア連携機能も優秀です。今までＦＡＸで送っていた提供票を送付しなくても各事業所で確認できます。

専門のオペレーターがいるため、わからない部分は説明してくれるので、サポートについても安心です。

カイポケ職員登録

カイポケのソフトを使って職員登録を行い、サービス提供を記録していくと勤怠管理が自動で行えます。

クラウドであるためペーパーレスで経費削減もできる上、自動化により給与計算などの計算ミスは起こりません。

実績から給与計算や振込、明細出力まで一括で行える上、費用もカイポケ会員であれば月額の利用料が０円から利用可能です。

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カイポケをおすすめする介護サービス事業の種類

カイポケをおすすめする介護サービス事業の種類を紹介します。

居宅介護支援

カイポケでは、ケアマネ業務を効率化するツールが居宅介護支援サービス向けに提供されています。

国保連への請求もシンプルで、専用のレセプト機能があります。

最大のメリットは、データの連動によって同じことを何度も記入する必要がなくなることです。

従来は、通常入力する際

など書式ごとに毎回同じ内容を記載していました。

しかし、カイポケの居宅介護支援ソフトを使えば、データ管理上での作業量が大幅に削減できます。

例えば、サービス提供表の作成から納付がこれまでの作業でした。

通所サービス

カイポケの通所サービス

上記４つの通所サービスに対応しています。

カイポケのメリットは、事業を始めたばかりの事業者でも運営しやすく、使いやすいソフトという点です。

レセプト、口座振替、会計・給与・勤怠の一括管理などの事務作業を一連の流れで作成できるようになっており、データの連携で名前や住所など何度も記載する手間はありません。

カイポケなら排泄や食事など、現場の介護業務に関してもデバイスに入力することで、必要な媒体に転記され整理された情報として確認しやすくなります。

訪問サービス

カイポケの訪問サービス

6つの訪問サービスに対応しています。

訪問サービスでは急な欠勤などの場合に、シフト調整が難しいという問題がありました。

サービス提供後に実績を報告するため、その時点で空き職員がいるかわからないからです。

ですが、カイポケは訪問先でスマートフォンでの入力が可能です。データは即座に反映し、すぐに事業所は状況を把握して素早い対応ができるようになります。

また、訪問サービスは、介護、看護、医療と、それぞれのレセプト業務があり業務量が膨大です。

しかし、カイポケの導入による一括管理とデータの連動により、作業量を大幅に削減できました。

作業量の削減により、業務のスリム化と職員の負担の軽減ができ、円滑に業務が進められるようになります。

その他居宅介護サービス

カイポケその他の居宅介護サービス

二つのサービスに対応しています。

カイポケは、データ管理から請求までソフト内で完結するので、他のサービスを使う必要はありません。

作業量の短縮や職員の満足度の向上など、様々なメリットを事業所にもたらす、満足度の高い支援ソフトといえるでしょう。

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カイポケのサービス内容９つの特徴

カイポケ、９つのサービスの特徴を紹介します。

サポート機能は30種類

など、関わる対象への請求業務の管理が、カイポケの導入により業務のしやすい環境になります。

他のメリットも多く、カイポケの利用でホームページを無料で作成できて管理が可能で、カイポケと連携している銀行の利用で振込手数料を抑えることができます。

新しい福利厚生として、カイポケクーポンも職員の満足度が高く、大きなサポートとなります。

カイポケは、多数のサポート機能により、営業コストの圧縮や職員満足度の向上など、様々なメリットを事業所にもたらす満足度の高い支援ソフトといえるでしょう。

【初期コストを低減】タブレットを無償レンタル

タブレットのレンタルと他社からのデータ移行の料金が無料

通常、クラウドサービスを使用するためのタブレットは法人が用意するものであり、初期コストが導入の弊害となっていました。

ですが、カイポケではタブレットの１台がサービスに入っているため、１台は無料で貸与されます。

２台目からは、月に3000円のレンタル料金が必要ですが、それでも安価に使えるサービスです。

他社から乗り換えをする場合、データの移行に時間がかかりますが、その代行も無料。この点もカイポケの利用が増えている理由の一つでしょう。

また、タブレット開始時の注意としては、使用を開始した時期は職員がタブレットを落としてしまう事例が多発しています。

特にスタッフルームのテーブルの上に置きっぱなしで、

などのケースが頻回していました。

導入当初

上記のルールを検討してください。

【入金の遅さを改善】低コストで早期入金サービス

介護保険の入金の遅さをフォロー！ファクタリング（早期入金）サービスが安い（経営リスクを減らせる）

カイポケ早期入金（ファクタリング）サービスは、特に営業を開始したばかりの法人にメリットが大きいサービスです。

本来、介護報酬の入金は二か月後になります。

そのため、従業員に支払う給与の他、不測の事態に備えるための経営資金を多く確保する必要がありました。

手数料は必要になりますが、カイポケでは最速で５日間で入金されます。

デメリットとして、このサービスの本質は「前借をしているだけ」ともいえる方法であるところです。

手数料の分だけ収入は低下してしまいます。

新規に事業所を増やす時など、資金が多く必要になる時期には有益なサービスですが多用はしない方が良いでしょう。

ですが、担保や保証人が不要であり、資金難に悩まされる事業所にとっては大きな助けとなります。

【私用携帯を使わない】カイポケモバイルがお得に使える

業務のメリハリがつけられるカイポケモバイル（お得に事業用電話を所有可能）

カイポケ限定で提供されているサービスの一つがカイポケモバイルです。

必要コストの低さで人気が高いサービスとなっています。

端末は、その納品月だと無料で使えるのも嬉しいですね。

初月は事務手数料が3000円必要ですが、これはどの通信業者も同様の料金ですので、最低限のコストともいえます。

また、スマホ一台のレンタル料金は2,500円からとなっており、通信端末のレンタル込みの代金としては格安です。

それまでは、職員が個人持ちのスマホを使う場合が多く、通信料の負担などのトラブルも多かったものです。

事業としてのメリハリをつけることで、職員の善意任せからの脱却が可能になりました。

【広告宣伝費の削減】ホームページを無償提供

カイポケではホームページが無料で作成可能（継続料金なし）

通常、企業のホームページを作成するためには数万円以上の費用が必要であり、維持管理のために毎月コストが発生します。

規模によってはサーバー代金なども必要になり、コストアップの要因にもなるのですが、カイポケではサービスの一部になっています。

カイポケでは、綺麗なデザインフォーマットの中からまず一つ選び、ホームページに入れる内容をアンケート方式の質問に回答を入力するだけで完成します。

企業のホームページには情報の公開の他に、迅速な情報発信などの役割があります。

今回のコロナのような感染症発生時は、即時の情報発信が必要になりますので、今後、福祉事業を運営していく上では必須のツールといえるでしょう。

【求人費の削減】求人サイト「カイゴジョブ」が無料

連携している求人サイト「カイゴジョブ」の有能スタッフを専任で使える

カイゴジョブは、広告の依頼や作成、掲載が無料で使える人気の求人サイトです。

掲載自体は無料で、人材を採用できた場合に料金を支払う採用課金制となっています。

料金は一般的な求人サイトの場合だと、年収の３割位が相場となっていますが、カイゴジョブでは公表はされていません。

であり、無料で求人広告を出すサービスを受けることができます。

サイト訪問者のうち82％が40代以下で、2021年時点で介護人材登録者数は135万人と広告効果は高いです。

求人広告自体も代行による作成で、職場の魅力を伝えやすい広告にしてくれます。

７営業日で広告の掲載の開始が可能と迅速な対応をしてくれますので、急ぎ募集したい時も安心です。

カイゴジョブに登録している人材の大半は、有資格者であるため即戦力の人材が期待できます。

求職者へスカウトメールも送ることができますので、積極的に採用活動を行える点もカイゴジョブの良い点です。

また、採用課金型ですので、掲載するだけでコストが発生することもなく採用コストも圧縮でき、コスト的にもメリットは大きいです。

【業務の削減】勤怠ソフト,給与計算ソフトが不要

6シフト管理と給与計算の二つのソフトをカイポケで併用可能（業務のスリム化）

カイポケでは、カイポケ会計・労務 by Money Forward クラウド勤怠という月額5,980円のソフトを無料で使えます。

勤怠管理を自動化することによりミスはなくなり、ペーパーレス化で経費の削減にもなります。

また、クラウドに保存されますので、PCを買換えた時などもデータの移行などが必要なくてとてもシンプルです。

シフトの作成においても、データの連動機能により、週間シフトを月単位のシフト表へまとめられ、実績とも連動するため転記の必要がありません。

また、このソフトは給与計算まで自動が可能で、給与振込も入力することで一気に済ませることができます。

【業務の効率化】カイポケ連携で提供票をデータで送る

FAXから卒業、便利なカイポケ連携（提供票を即時に伝達が可能）

カイポケは提供票の作成後に、事業所にデータで送ることができます。

これまではFAXなどによって行っていた作業が、デジタル化したことによりデータで送れるようになります。

カイポケ上でデータがまとまっていますので、再確認の必要はありません。

転記の必要もなくなっているため、

一度設定さえ済ませておけば、実績をボタン一つで送ることができます。

など、事務所の負担を大幅に削減することが可能となりました。

カイポケ上でデータ送信して共有が可能になりましたので、送料や時間などの大幅な節約ができるようになりました。

【手数料が安い】口座振替が１件たったの90円

給与支払いの際のコストが90円と安価（振替手数料が割安）

カイポケのサービスを使用することで給与計算から振替まで一度で行えます。

給与の口座振替は、今まで事務が個別に対応していたので、事務の負担はかなり減らせます。

通常の口座振替は100円以上かかりますが、振替手数料が割安になることで費用負担の低減が見込めます。

この口座振替の手数料は事務所負担であり、継続的にかかるコストです。

従業員が多い程、負担が重くなりますので振替手数料が安いサービスは助かりますね。

カイポケのサービスは経営のサポートをしてくれるサービスが多く、この割安な口座振替手数料もその一つです。

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カイポケのデメリットは？

カイポケのデメリットを紹介します。

夜間メンテンナンスやサーバーダウン時ログインの不具合

カイポケは夜間メンテナンスのため、ログイン自体ができない時間帯があり、特にメンテナンスは月末に多いです。

また、制度が切り替わった時などもメンテナンスは行われ、早く入力したいと思っても待たなければいけません。

過去にサーバーがダウンした時に、操作ができなくなりましたが、その後のサーバーに関しては改善されてダウンすることはなくなっています。

メンテナンスやサーバーダウンについては、クラウド型ではついてまわる問題といえるでしょう。

特にアクセスが集中しやすい月末や月初めなどは、動作が重くなることもあるようです。

時間に余裕をもって入力をするなど工夫が必要です。

事前にメンテナンスの予告はされますので、操作できない時間帯を把握しておきましょう。

ケアプランの文字数に制限があり、各種書式も変更できない

ケアプランの作成時は、個別で具体的に内容を記載していくため文字数が多くなりがちです。カイポケでは文字数は1000文字までしか入力できません。

その文字数以上は入力することができないため、内容はそのままで文字数を削るなどの工夫をする必要があります。

また、各報告書などの書式についてはカイポケ仕様のものしか使えず、カスタマイズすることができません。

独自の書式を採用している場合、記入後にカイポケの様式に再度入力することになってしまいます。

事故報告書などが書きやすいように独自の書式にしていた場合は、馴染みのない書式に変更になりますので、説明などに時間が必要となります。

カイポケは連携して使用可能な便利なソフトですが、その分仕様が固定されていますので、ソフトに合わせて記入していきましょう。

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カイポケ料金表

カイポケ導入の流れ

導入の流れをステップ式で紹介します。

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